予算編成／予算管理
予算管理の領域では、従来、予算編成の効率化とスピードアップが関心の焦点でしたが、最近では、ローリングフォーキャスト、高頻度での修正計画を通じた施策の機動的な調整といった、将来志向のテーマも重要になってきています。
- タイムリーな見込集計と予算改定、また、変更点の把握
- 現場部門の予実管理能力の醸成・向上、そのための詳細実績データの提供
- エクセルのメタボ化により生じている複雑な運用手順のシンプル化
- 計画・見込みについて、根拠データからの積み上げを可視化
- 部門別予算を超え、営業／製造など機能部門の独自性を踏まえたメッシュ・方式での予算管理を支援
予算管理：足元の課題とトップの要請
予算管理に関する問題群を、現状の予算管理モデルの中での業務改善に関するテーマ、すなわち「足元の課題」と、トップの要請・期待にもとづく新たな予算管理モデルの構築に分けて整理すると、具体的な取り組みテーマが見えてきます。
予算管理レベルアップへのアプローチ
予算管理のレベルアップは一気呵成にできるものではありません。様々なアプローチが考えられますが、まず、比較的短期間（数か月）で足元の課題を解決し、その後、新たな予算管理モデルを段階的に導入していくといった進め方が、現実的に適用しやすく、成果をあげやすいとフュージョンズでは考えています。
- エクセルメタボ解消
- 予算集計・分析リードタイムの短縮
- 現場との管理会計データ共有
- 期末見通しの精度向上
- 予算・見込の内容・根拠の可視化
- 連結ベースの予算編成／予算管理
業務改善に関しては目標が見えやすい一方で、予算管理制度も含めて改革する場合、しっかりした構想があっても、現場の運用への影響を読み切れないという面もあります。ですので、実際に運用した上でフィードバックを反映するという段階的な進め方が効果的なのです。
足元の課題を解決する
短期間で予算管理システムを導入し業務を改善するには、テンプレートの活用が有効です。fusion_place は、経営管理業務全般を対象にした柔軟なプラットフォームであり、設定次第で様々な予算管理モデルに対応できます。そうした柔軟性を基礎としながら短期間に導入頂けるよう予算管理向けのテンプレートをご用意しています。
（※）承認階層数は任意です。また、報告データの種類ごとに異なる承認経路を適用することもできます。
テンプレートを参考にしながらも、テンプレートに縛られず、自社固有の管理体系・画面体系を組み込んでいくことが可能です。
カバーする業務範囲には、予算編成・予実照会に加えて、予実差異を現場で分析して差異理由を報告する業務も含めています。多くの組織では、差異分析のために、現場への伝票実績データの提供、エクセルでのコメント収集と集約を行っており、毎月これに多くの工数を費やしています。また、今後の展開の参考としてローリングフォーキャストへの対応も織り込んでいます。
以下では、このテンプレートをもとに、fusion_placeで出来ることの一部をご紹介します。
現場部署：予算／見込／予実差異コメントの入力と提出
現場部署は、予算／見込／予実差異コメントなどの報告データを､専用のフォーム画面あるいはエクセル画面から入力し､データをチェックしてから提出します。入力画面には対比用に過去実績の表示可能｡実績値のセルをクリックして伝票明細にドリルダウンできます｡ 入力データは数値・金額に限られません。コメントなども含めて一元管理されます。
予算管理が有効に機能する上で、管理会計数値に対する現場部署のリテラシーが極めて重要です。予算管理システムは、予算を収集するだけでなく、現場に、管理会計データを効果的に提供できなければなりません。
承認部署：提出データの確認と承認
本部など承認部署では、提出されたデータを、個別に確認するだけでなく、傘下の全部署のデータを集計して確認することができます。また修正のためデータを差し戻したようなケースでは前回分からの変更箇所を確認することもできます。
多くの組織では、予算の集計を急ぐために、経理／企画が予算エクセルシートを現場部署から直接収集していて、本部長は目を通していません。
配下の部署の予算に目を通し、現場とコミュニケーションする機会を本部長にも提供すべきですし、そうしたコミュニケーションを踏まえて、本部長は配下の部署の予算を承認すべきです。
そのためには、ワークフローに本部を組み込んだ上で、迅速な予算回付を可能にする必要があります。本部では、現場から予算が再提出された際には、前回提出分との差異を簡単に確認できてしかるべきです。さらに、本部長からすれば、現場部署の予算を個々に確認できるだけでなく、経理／企画に送る前に本部内で仮集計して、本部予算合計を確認したいでしょう。
予算管理におけるワークフローには、通常のワークフローツールでは対応できない、こうした要請があります。
主管部署：データの調整・加工と報告
経理／企画など予算管理を統括する「主管部署」では、提出されたデータを必要に応じて調整し、配賦などの加工処理を経て報告数値を作成します。実績報告では主なデータは会計システムや販売システムから取り込まれます。人件費や減価償却費など一部のデータは、ワークフローを経ず、Excel 形式で各部署から入手することも想定しています。
経理／企画部門の様々な業務は、エクセルメタボの温床です。予算管理システムの全社展開と並行して、fusion_place を部門内の共通ワークプレイスと位置づけ、集計や報告資料作成業務を Excel-Link で改善していくことが可能です。fusion_place と Excel-Link は、エクセルとともに、経理／企画部門の新しいソロバンです。
予算管理の次のステージへ
テンプレートを接用して、予算管理日程の短縮、労働集約的業務の削減といった基本的な課題に対応した上で、下記のような新しいチャレンジに取り組んで参りましょう。
- 期末見込みの精度向上
- 予算･見込の内容･根拠の可視化
- 連結ベースの予算管理
