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エクセルメタボ解消

予算管理月次報告など経営管理のあり方は、企業ごとに、あるいは一企業内でも部門ごとに多様なので、システム化の対象として扱いにくい、という特性があります。
そのため、多くの組織で、経営管理業務は、システム構築の隙間として長年放置されてきました。その隙間を埋めているのが、Microsoft Excel® を代表格とするスプレッドシートソフトウェアです。
スプレッドシートは大変便利なツールです。しかし同時に、スプレッドシートのみ に頼ってきた結果、多くの企業で経営管理業務は問題を抱えています。そうした問題群をフュージョンズは「エクセルメタボ」と呼んでいます。

経営管理は、エクセルメタボ

予算管理などの業務領域では、元データ・元資料から始まり月次予実などの報告資料まで一連のExcel(エクセル)ファイルが用いられ、複雑な計算式で、あるいは手作業による再入力で繋がっています。
こうしたエクセルファイル群が、ブックの肥大化やメンテナンスの属人化といった問題を引き起こします。
この状況が、「エクセルメタボ」です。

- エクセルメタボの症状 -
  • 基幹システムのデータをシートに再入力しており、手間がかかる。
  • 同じデータ・関連のあるデータ(単月/累計、内訳/集計)を複数箇所に入力必要。
  • 運用手順が複雑(複数ファイルの再計算の順序が重要等)。
  • 入力・転記ミス、式の修正ミスで間違った数値を報告してしまう。
  • 計算式が煩雑で解読しがたく、組織、勘定科目の変更時には修正に困難を極める。
  • 基幹システムからのI/Fプログラムが複雑化し、メンテナンスに苦労している。


問題は、業務が不効率・スピードが遅いという点に留まりません。経営者や管理者が依拠する業績数値の信頼性が損なわれる可能性もあります。また、現場部門とのコミュニケーションを密にしてアクションを考えるべき立場の経営管理担当者が、年がら年中、スプレッドシートのお守に忙殺されているわけですから、経営判断の誤りにも結びつきかねません。

エクセルメタボの原因

前述した問題の原因は、エクセル の「使い過ぎ」です。エクセルは報告書の作成や複雑な計算には向いていますが、大量データの管理には不向きです。専用のデータ管理ツールとエクセルを適材適所で組み合わせる必要があります。

  

スプレッドシートが提供するデータ表現力は素晴らしいものです。経営者・管理者向けにコンパクトで見やすいレポートを作成するのに、スプレッドシートは最適です。
一方、経営管理のためのデータ管理ツールとして使うには、スプレッドシートソフトウェアは最悪です。ユーザが見たいデータを算出するために、あちこちのシートのあちこちのセルに散らばったデータを結びつけなければなりません。
それを人手でやれば時間と手間がかかり、入力ミスが発生します。一方、それを回避するために計算式やマクロを多用すれば、シートが複雑化し、メンテナンス上の問題を引き起こすのです。

エクセルメタボ解消ツール

しかし、エクセルメタボを解消するには、単に、一元化されたデータベースのデータをエクセルに取り込めればよいということではありません。以下のような点に考慮が必要です。

1.エクセルライクではなく、エクセルリンク

経営管理システムの画面が「エクセルライク」であるだけでは、エクセルメタボは解消できません。

報告資料のレイアウトを少し変更する、コメントを追加する、数表とグラフを組み合わせる、といったことに関して、エクセルにまさるツールはありません。必要なのは、エクセルライクな画面ではなく、ユーザーがデザインしたエクセルシートとDBをうまく結びつける、すなわち「リンク」するツールです。

2.システムデータとハンド入力データの混在に対応

月次報告など業績報告資料には、システムから取得できるデータとハンド入力で補完するしかないデータが混在しがちです。

そうした資料の作成途上でシステムデータが更新されたとき、シートを一から作り直すのではなく、今目の前にある、作成途上のエクセルシートの数値欄に最新データを埋め込み直せるツールが必要です。

3.様々な切り口と括りのデータを扱える

業績報告資料などには、会計システムの部門別P/Lデータだけでなく、製品別やルート別の売上なども表示したいはずです。エクセルの背後にあるDBは、様々な切り口のデータを一元管理することが出来なければなりません。

また、元データを取り込めるだけでなく、業績報告に適した科目体系や製品群などに集約できなければなりません。こうした括りは、ふつう、基幹系システムのマスターに存在しないので、DB側で独自に集計できることが必要です。

4.ハンド入力データもDB化できる

DBで管理したいのは、基幹システムから取得される実績値だけではありません。予算や見込みといった、もともとエクセルから入力するデータも一元管理したいはずです。データは、DB→エクセルの一方通行ではなく双方向で連携できなければなりません。

しかも、過去にDB登録した見込値などをシートに表示してセル上で修正し、修正後の値をDBに書き込むという「インプレイス更新」を簡単に実行できるべきです。

こうした要件をみたすツール「fusion_place standard」を無償でご利用頂けます。「fusion_place standard」は、ユーザー数の制限があるだけで、機能的には有償のクラウド版と同一です。また、standard で作成したデータベースは、クラウド版に容易に移行できます。ぜひご利用ください。